Sprawy prowadzone przed sądami powszechnymi w sprawach cywilnych wiążą się z przestrzeganiem zasad procedury cywilnej, która poza prawami i obowiązkami stron w postępowaniu, wytycznymi jakie muszą zawierać poszczególne pisma procesowe np. pozew, zażalenie czy apelacja wskazują terminy w jakich określone czynności mogą być wykonywane. Terminy procesowe, zarówno ustawowe, jak i sądowe wyznaczają nam zatem moment, do którego mamy prawo skorzystać choćby z prawa zaskarżenia wyroku, który według nas jest nieprawidłowy. Chodzi tu zatem o terminy podjęcia czynności procesowych w postępowaniach: procesowym, nieprocesowym, zabezpieczającym i egzekucyjnym. Tego rodzaju terminy przewidziane są także w postępowaniach administracyjnych, sądowo-administracyjnych czy karnych.
Pojawia się pytanie co w sytuacji, kiedy termin rozpoczął bieg, a nasz pełnomocnik jest chory, przebywa na urlopie lub ma nadmiar pracy?
Należy zawsze dokonać wszelkich możliwych starań na wykonanie czynności w terminie. Uchybienie terminowi może nas bowiem kosztować bezwzględne zamknięcie drogi do dalszego postępowania w danej sprawie. Wynika to z treści art. 168 § 1 k.p.c., zgodnie z którym przywrócenie terminu może nastąpić tylko wtedy, gdy strona nie dokonała w terminie czynności procesowej bez swej winy.
Co niezwykle ważne za stronę – w rozumieniu art. 168 § 1 k.p.c. – uważa się nie tylko samą stronę procesu, ale także ustanowionego przez stronę pełnomocnika procesowego. Oznacza to, że uchybienie terminowi przez pełnomocnika jest traktowane jako uchybienie samej strony. Strona może zatem żądać przywrócenia terminu wyłącznie sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez pełnomocnika. Tutaj pojawia się dodatkowy problem jakim jest wymóg działania z wyższą niż przeciętną starannością jaki ciąży na pełnomocniku. O ile niektóre sytuacje mogłyby być uznane za niezawinione w przypadku, gdyby strona działa samodzielnie, o tyle w odniesieniu do pełnomocnika ocena sądu może być zgoła odmienna.
Przykładowo o braku winy w uchybieniu terminowi mogą świadczyć takie okoliczności, jak: choroba pełnomocnika, która uniemożliwiła dokonanie stosownej czynności nie tylko osobiście, lecz także przy pomocy innych osób. Pełnomocnik przebywający w szpitalu w zależności od stanu zdrowia nadal może być obciążony obowiązkiem wykonania czynności za pośrednictwem innych osób. Choć wydaje się to absurdalne (a może nie tylko wydaje..) to w ocenie niektórych sądów fakt przebywania w szpitalu, ataku nerek, porodu, połogu czy załamania nerwowego nie zwalnia pełnomocnika z obowiązku dochowania terminu procesowego lub udziału w rozprawie.
W ocenie sądów organizacja pracy kancelarii, także w zakresie odbioru i obiegu korespondencji, leży wyłącznie w gestii pełnomocnika, który ponosi pełną odpowiedzialność za zaniechania w tym przedmiocie, a co za tym idzie także strona. Jak wskazano powyżej sądy stoją na stanowisku, że pełnomocnik z racji swojej wiedzy zna konsekwencje naruszenia terminów procesowych, zwłaszcza ustawowych terminów dotyczących zaskarżenia orzeczeń sądów i dlatego dla zachowania tych terminów powinien poświęcić szczególną uwagę, do której zalicza się także właściwy dobór pracowników kancelarii, właściwe delegowanie zadań i ich nadzór.
Czynniki takie jak błąd systemu informatycznego w kancelarii, natłok spraw i terminów procesowych oraz konieczność obsługi prawnej kilkuset czy nawet tysiąca spraw sądowych, nie stanowią uzasadnionego usprawiedliwienia niezachowania terminu.
Wśród pełnomocników panuje przekonanie, że nie mogą chorować i mieć urlopu wypoczynkowego, przy założeniu jego faktycznej funkcji, jaką jest odpoczynek i regeneracja. Patrząc przez pryzmat orzeczeń dotyczących problemu przywrócenia terminu uchybionego przez pełnomocnika lub oddalania wniosków o odroczenie rozprawy, trudno takiemu przekonaniu się dziwić. Dla usprawiedliwienia tak rygorystycznego podejścia sądu można wskazać tylko obawy przed wykorzystywaniem tego rodzaju przesłanek do „wydłużania” terminu. Wydaje się to jednak nie być wystarczające usprawiedliwienie, kiedy weźmiemy pod uwagę, że profesjonalni pełnomocnicy – radcowie prawni i adwokaci – pełnią zawód zaufania publicznego. Tego rodzaju „obawy” odbierają zatem powagę i doniosłość tego faktu.
Zapamiętać należy, że w chwili obecnej, co do zasady choroba pełnomocnika, która nie uniemożliwia podjęcia działania choćby przy pomocy osób trzecich, nie uzasadnia przywrócenia terminu dokonania czynności procesowej.
Na marginesie wskazać należy, że brak winy strony w niedochowaniu terminu powinien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności danej sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o swoje interesy. W ocenie stron często sam fakt ustanowienia profesjonalnego pełnomocnika w sprawie oznacza należyte zabezpieczenie i dbanie o swoje interesy. Nie jest to jednak w pełni uzasadniony tok rozumowania, w przede wszystkim nie podzielają go sądy. Ostatecznie postępowanie zawsze toczy się w sprawie strony, dotyczy jej problemu i interesu, a fakt ustanowienia pełnomocnika tego nie zmienia. Dlatego też strona powinna być w pełni zaangażowana w postępowanie i zaznajomiona ze stanem sprawy niezależnie od tego czy działa samodzielnie czy przy pomocy profesjonalnego pełnomocnika.
